食材索证索票归档系统 · 图文 + 视频教程
从零开始，把「供应商资质、每批食材的检测报告、送货去向」变成一套随时能翻出来的电子档案。本文所有截图均来自系统真实界面，按顺序看完即可上手。
0写在前面：这个系统解决什么问题
食品安全最常问的三句话：这家供应商有没有资质？这批菜有没有检测报告？这批菜送到哪几个客户了？
系统就是把这三件事固化成一条链条：
▶视频教程：跟着做一遍
三章录屏，把最常走的流程从头到尾演示一遍。画面里带鼠标轨迹和字幕，可以边看边暂停照着操作；右下角可全屏。看完这一节，再往下读图文细节会快很多。
- 登录系统 — 账号密码登录，进入工作台
- 查看首页 — 今日待办与证件预警概览
- 供应商建档 — 新增供应商并录入资质证照、有效期
- 归档报告 — 上传票据、生成归档报告，支持一次归档多个供应商
- 客户管理 — 把归档报告推送给客户
- 车辆列表 — 在册车辆、当前车厢温度与超温预警
- 轨迹回放 — 按日期查看车辆实际行驶路线
- 新增车辆 — 车牌、车型、载重、控温上下限、发车时间
- 配送人员 — 司机健康证编号与有效期
- 数据大屏 — 一屏掌握当日配送与档案完整度
- 综合检索 — 一处搜遍供应商、商品、批次
- 供应商资质 — 查看临期与过期预警，直接下载原始证照
- 按日期查 — 快速定位某个时间段的进货台账
- 导出清单 — 导出检查所需的表格
- 作废留痕 / 操作日志 — 检查时可追溯每一步操作
1登录与角色：谁能做什么
在浏览器打开系统网址（公司电脑、手机浏览器均可，推荐 Chrome / Edge），输入用户名或手机号 + 密码即可进入。
四种角色，权限不同
2每天要做的三件事
登录后的第一个页面是仪表盘，相当于每天的「开工看板」。
1）看预警，补证件
「证件预警」里列出 30 天内到期或已过期的证件。点供应商名称或右上角的状态标签，可直接跳到该供应商档案，就地补传新证——这是最常见的日常动作。
2）归档当天报告
点「＋ 归档批次报告」，把当天到货的检测报告拍照或扫描上传，详见第四节。
3）核对不合格处置
「近 30 天不合格批次」数字不为 0 时，点进对应批次写清处置方式（退货 / 换货 / 销毁），台账才完整。
3录入供应商档案（第一次使用从这里开始）
3.1 新增一家供应商
「供应商档案」页会把所有供应商列成一张表：名称、信用代码、联系人电话、供应品类、证件状态。顶部可按名称搜、按品类筛，证件快到期的会用橙/红标签标出来，一眼看出该催谁换证。
- 顶部点「供应商档案」→ 右上角「＋ 新增供应商」。
- 填供应商名称（必填）、信用代码、法人、联系人、电话、地址。
- 勾选供应品类（可多选，如蔬菜水果 + 干货调味品）。
- 按需上传资质，填每份证件的有效期至。
- 点「确定」保存。
3.2 资质怎么传才不漏
- 基础资质：营业执照、食品经营许可证、法人身份证、供货合同等，各自一个上传框，可以一次选多张（如执照正副本、身份证正反面）。
- 其他证件：清真食品认证、ISO22000、动物检疫合格证明、产地证明等，点「＋ 添加其他证件」，自己写证件名称，每项最多 10 个文件。
- 有效期一定要填：系统靠它算临期 / 过期预警，不填就不会提醒。
- 换证不会覆盖旧件：再次上传是「追加」，旧证件仍在档案里留痕，检查时能证明你当时有证。
3.3 拍纸质证件的两种方式
- 高拍仪：点「📷 高拍仪拍照」，对准证件按设备按钮，图片直接进入上传框。
- 手机：手机上打开系统，点上传框选择「拍照」，拍完即传。
3.4 地址填写与地图定位
地址照实填（例如「云南省临沧市临翔区忙畔街道…」）。定位坐标由系统按地址自动落点，覆盖全国 90 个城市/县区，不用手工填经纬度；以后改了地址，坐标会跟着更新，大屏地图上的供应商点位也随之移动。
4归档检测报告（每天最主要的工作）
点「批次&检测报告」，看到的是历次归档的清单（批次号、日期、品类、供应商、结果、附件），可按日期区间、品类、供应商、检测结果筛选，也是应对检查时最常打开的页面。
归档新报告：右上角「＋ 归档新批次 / 归档检测报告」。
4.1 五个字段说明
| 字段 | 怎么填 |
|---|---|
| 检测日期 | 报告上出具的日期，默认今天。批次号会按这个日期自动编号（如 20261110-01）。 |
| 检测结果 | 合格 / 不合格。若不合格，保存后到批次详情里写清处置方式。 |
| 检测机构 | 默认「自检」；送第三方检测就写机构全称（如 XX 检测中心）。 |
| 大类 | 可勾多个。勾一个，下面就生成一块对应的录入区。 |
| 送货日期 / 客户 | 这批货分几天送、送给哪几家，各勾各填；不勾也行，但勾了才能在客户那边查得到。 |
4.2 关键：同一大类可以对应多家供应商
现实里「干货」常常是花椒从 A 家进、草果从 B 家进。所以每一块里都是一条一条的：
- 一条 = 一家供应商 + 一份（或多份）报告，报告的文件名 = 商品名 + 批次日期，例如「花椒2026.03.25.pdf」「草果2026.03.25.jpg」。
- 点「＋ 再加一条（另一种商品 / 另一家供应商）」，就能在同一个大类下继续加。
- 每条前面有序号 1、2、3；删掉一条，序号自动重排。
- 新增的一条默认沿用上一条的供应商，同一家公司供多个商品时少点几次。
4.3 报告怎么命名
文件名统一成 商品名 + 批次日期，日期用「年.月.日」，例如 草果2026.03.25.jpg、上海青2026.03.25.pdf。同一样菜天天进货，名字带日期就不会互相覆盖，列表和给客户推送时也一眼知道是哪天的货。
4.4 没合适的大类怎么办
勾选区下方有「没有合适的大类？输入名称新建」，输入后回车即可新增一个大类并自动勾上。也可在「品类管理」里统一增删改：每个品类标签后面有 ✎（改名）和 ✕（删除），改名会连同供应商、商品、历史批次里的旧名称一起更新。
5客户管理（送货对象）
客户就是送货目的地：学校、医院、机关食堂、酒店等。点顶部「🏫 客户管理」。
- 点「＋ 新增客户」，填名称、类型（学校/医院/幼儿园/酒店…）、县区、地址、联系人、电话。
- 保存后可在列表里点「详情」查看该单位的配送台账与报告。
- 需要让客户自己看数据，就给它绑定大屏账号（一个手机号一个账号，可同时管多个送货单位）。
6车辆与配送人员
点顶部「🚚 车辆配送」。这里同时管两件事：车跑在哪、车厢温度够不够冷。
6.1 新增车辆
- 点「＋ 新增车辆」，填车牌号（必填）、车型、载重、绑定司机。
- 冷鲜配送要填控温下限 / 上限（如 0~8℃）；常温车留空，系统就不会误报超温。
- 填每日固定发车时间（如 04:30），大屏会据此显示「待发车 / 已发车」并推算各站到达。
- 填固定配送线路：按送货顺序写客户名，逗号分隔，形成「公司 → 第 1 站 → 第 2 站」的连线。
- 上传行驶证（正页 + 副页）、道路运输证、保险单等证件，同样支持多选和拍照。
6.2 配送人员档案
新增配送人员时可上传健康证、身份证、驾驶证及其他证件。系统对手机号、身份证、健康证编号做脱敏展示——管理员看完整信息，其他人只看到部分，客户完全看不到。
7给客户推送检测报告
客户不需要账号也能看到自己收的货合不合格，这是最实用的一招。
- 「客户管理」里找到该单位，点「推送报告」。
- 勾选要发的批次（默认勾好有附件的），选有效期（7 / 30 / 90 天 / 长期）。
- 点确定，系统生成一条免登录专属链接。
- 点「复制」，粘贴到微信或短信发给对方即可。
- 链接只能看这个单位自己的报告，看不到别家数据。
- 客户每打开一次，列表里「浏览 N 次」计数 +1，谁看过一目了然。
- 重新推送会生成新链接，旧链接立即失效；也可手动点「作废链接」。
8应对检查：检索与导出
8.1 综合检索（现场调档）
被人站在旁边要材料时，用这个页面最快：
- 问「这家供应商供的菜都合格吗」→ 输入供应商名称，列出全部批次和报告。
- 问「9 月的果蔬检测报告」→ 选日期区间 + 结果，一键调出。
- 问「这份报告的原始报告在哪」→ 结果行右侧直接点文件名，可在线预览 / 打印。
8.2 导出清单
点「导出清单 Excel(CSV)」，把当前查询结果导出为表格，可用 Excel / WPS 打开、打印、归档。日期范围照你当前筛选走。
8.3 供应商全景档案（一张纸看全一家）
在供应商列表点「详情」，或在仪表盘预警里点供应商名称，都会进到这个页面。资质「作废/换证」也在这里操作。
9大屏与手机端
- 大屏：适合挂在办公室电视或迎检时投屏。地址是系统网址后加
/screen.html，浏览器全屏即可。 - 切换视角：大屏顶部有「总览地图 / 车辆冷链 / 质量合规 / 视频监控 / 自动轮播」，可分别查看车辆位置温度、合规统计、车厢画面。
- 手机端：浏览器打开同一网址，页面自动适配；也可「添加到主屏幕」当 App 用。
- 客户扫码看：把推送的报告链接或本单位大屏链接发给客户，对方手机打开即可。
10日常维护与安全（管理员）
10.1 备份
「备份管理」里可以「立即备份」，也可下载历史备份包（ZIP，含数据库 + 全部附件），拷到 U 盘或网盘。系统每日凌晨自动备份（服务器开机期间）。
10.2 用户与权限
- 「用户与权限」里新增账号、分配角色、停用离职人员。
- 录入员给日常操作的人，查验员给只查看的人，客户账号按单位绑定。
- 一人一号，操作日志会记录是谁改的、改了什么。
10.3 操作日志
「操作日志」记录新增、修改、删除、作废、换证、清空等动作。出现争议时，这里是追溯依据。
10.4 品牌与外观
「车辆配送」页面顶部有「🎨 品牌与外观」，可改公司名称、简称、LOGO、主题色，改动会同步到登录页、大屏和手机端。
- 超管默认密码务必修改，不要继续用出厂密码。
- 附件直链靠随机文件名保护，不要把文件地址公开发布。
- 导出或转发报告时确认发送对象，避免把别家单位的信息发错人。
11常见问题
上传报告时提示「还没有选择供应商」
传错文件了，能删掉重传吗
同一个大类想加第二家供应商怎么办
仪表盘证件预警里点不进去 / 显示 -
车辆一直显示「离线」
/api/iot/report 接口上报。